Jak przechowywać dokumenty?

Szafa na dokumenty jest tego rodzaju meblem biurowym, który niezbędny jest w każdej firmie. Często jednak dobranie odpowiedniego typu szafy nastręcza dużo problemów. O czym powinniśmy pamiętać przy zakupach? Czy lepiej wybrać szafę bezklasową czy z klasą Dokumenty przechowywane w firmach często mają szczególne znaczenie oraz wartość. Nie mogą dostać się w ręce niepowołanych osób i w związku z tym muszą być szczególnie chronione. Wobec tego często pojawia się wtedy pytanie – jakie szafy na dokumenty powinno się zakupić, aby uzyskać odpowiedni poziom bezpieczeństwa?

W sprzedaży znajdziemy różne typy szaf, które możemy podzielić generalnie na dwa typu – te bezklasowe oraz klasowe. Czym różnią się między sobą?

Szafy bezklasowe

Szafy te spełniają podstawowe wymogi dotyczące bezpieczeństwa przechowywania dokumentów. Są wykonane z dość grubej blachy, która zapewnia przechowywanym w środku dokumentom odpowiednią ochronę przed czynnikami zewnętrznymi. Najczęściej szafy tego rodzaju wyposażane są również w zamki kluczowe, dzięki czemu możemy jeszcze skuteczniej chronić dostępu do znajdujących się wewnątrz dokumentów i innych przedmiotów.

Bezklasowe szafy mogą być używane do przechowywania dokumentacji niewymagającej dodatkowej ochrony, na przykład takiej jak faktury, rachunki, projekty, dokumenty archiwalne. Są to jedne z najczęściej kupowanych szaf do biur oraz do archiwów.

Szafy klasowe

Z kolei szafy na dokumenty oznaczone klasami zapewniają już większą ochronę przechowywanym w nim przedmiotom. Wynika to także z przepisów prawa, ponieważ zgodnie z nimi określona dokumentacja musi posiadać specjalne zabezpieczenie przed dostępem.

W porównaniu z szafami bezklasowymi w szafach posiadających odpowiednie certyfikaty stosuje się lepszej klasy materiały – grubsze blachy chroniące przed uszkodzeniami mechanicznymi, a także specjalne zamki, które zabezpieczają wnętrze. Tego rodzaju szafy mogą również posiadać atesty ognioodporne, dlatego zapewniają one wtedy ochronę dokumentów przed ogniem na określony czas – zależnie od klasy ognioodporności.

Szafy z klasą dzielimy zasadniczo na dwa rodzaje, a mianowicie na:

  • szafy MS,
  • szafy SD.

Szafy na dokumenty MS powstają zgodnie z wymaganiami MON – Ministerstwa Obrony Narodowej. Dzielimy je wtedy na trzy klasy, a mianowicie na klasę A, B oraz C.

Szafy MS:

  • klasa A – szafy do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „poufne”,
  • klasa B – szafy do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „tajne”,
  • klasa C – szafy do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „ściśle tajne”.

Z kolei szafy na dokumenty SD zapewniają jeszcze większą ochronę. Są to specjalistyczne szafy pancerne, które są wykonane z najlepszych materiałów, dlatego są również najmocniejsze. Stosuje się wtedy także podział na trzy klasy, a dokładnie na szafy S1, S2 oaz 0.

Szafy SD:

  • klasa S1 – szafy do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „tajne”,
  • klasa S2 – szafy do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „ściśle tajne”,
  • klasa 0 – szafy do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „ściśle tajne” o mocniejszej konstrukcji od S2.

Podsumowanie

Do zapoznania się ze swoim asortymentem szaf na dokumenty zaprasza firma GAUDIA z Olsztyna. W jej ofercie dostępna jest pełna gama wysokiej jakości mebli biurowych wyróżniających się solidnymi konstrukcjami oraz estetycznym wykończeniem. Zapraszamy na zakupy!

Kategorie: Meble